セールスフォースとは

セールスフォースについてみなさんご存知でしょうか。

世界トップクラスのシェアを誇るSFA（セールスフォースオートメーション）のことです。セールスフォースは、日本の大企業から小さなベンチャーまで多くの企業に選ばれ続けています。セールスフォースが選ばれるのには理由があります。筆者が理解している範囲ではあるのですが、案件管理はもちろん、複雑な階層であったとしても自由にカスタマイズすることで、構造の表現が可能であること、さらに自動化によって余計な項目の編集や修正が不要になることが挙げられます。

細かい機能ではあるのですが、そういった自動化のオペレーションは、営業にとっても非常に重要なコンテンツとも言えます。そして今回は、営業活動をアップデートするためには、セールスフォースを使いこなすことが意外と近道だったりします。そのために初心者からでもセールスフォースを使いこなすためのコツをここで紹介させていただきます。

Biz Stock

筆者もセールスフォースは使い続けてきました。やはりセールスフォースや自社の案件管理ツールを使いこなす営業とそうでない営業では生産性に大きな違いがありました。営業は営業だけができれば良いだけではなく、顧客に向き合う時間を増やすということも重要な要素の一つと言えるでしょう。

セールスフォースの使い方を初心者がマスターするためにやるべきこと3選

それでは、セールスフォースの使い方を初心者がマスターするためにやるべきこと3選を解説致します。

レポートを作成する

まずは、基本機能である「レポート」を作成してみましょう。

レポート自体の機能や使い方は解説も不要かもしれませんが、営業と一緒でとにかく「質」ではなく「数」が重要です。些細なことであってもレポートをエクスポートせずにレポートだけで表現できないか？を模索してみましょう。自身のKPIである「架電数」「接続数」「アポ数」「案件数」「受注数」「ARPA」などの実績数字を出せるようにレポートをいじり倒すことがおすすめです。

他社の営業マンを見ていると、こういうレポートの基本的な使い方をマスターしていないばかりに、ほぼセールスフォースを使いこなせていない営業マンをよく見かけます。まずは「レポート」の機能からマスターしていきましょう。

ダッシュボードを作成する

次に、ダッシュボードを作成してみましょう。

レポートでは1つ1つの実績値にスコープを当ててきましたが、ダッシュボードでそれを一覧化してみることをおすすめします。レポートがマスターできればダッシュボードもマスターしたも同然です。ダッシュボードでは、レポートで個別に算出したKPIをまとめて表示してみましょう。

例えば、自分のKPIダッシュボード、ボトルネック把握ダッシュボードのような形で、実際の自分の実績値とチーム平均との差分を算出することも可能です。ITが苦手な方もレポート、ダッシュボードはかなり操作性が高く、ほぼ見たまま利用することが可能です。また、不明点が出てきたとしてもサポートセンターに問い合わせをすればいつでも回答を得ることができるようになります。とにかくチャレンジしてみることが重要です。

計算式をレポートに埋め込んでみる

最後に計算式を利用してみることです。

契約率やアポ率、案件化率の算出には確実に計算式が必要になります。これもセールスフォースだから特殊なのではなく、通常のエクセルやスプレッドシートなどの割り算や掛け算と同じ程度の難易度です。参考までに数式を書くと以下のようなイメージです。

アポ率=アポ数÷架電数
契約率=契約数÷アポ数
案件化率＝案件数÷アポ数

スプレッドシートを触ったことがない方であっても、四則演算ができれば誰でも表現が可能なことなのでこれも挑戦してみましょう！

初心者がセールスフォースを使うことで得られるメリット3選

これはあくまでも筆者が感じているメリットを挙げさせていただきます。参考にしてみてください。

自身のKPIがリアルタイムで把握できボトルネックの特定ができる

まずは、レポートやダッシュボードによって自身の実績値やチーム平均、目標との差分を知ることができます。調子が良くても悪くても、現状自分の営業成績がどういった根拠に基づいてアウトカムされているか？について、「このダッシュボード一つ見ること」で把握することが可能になります。

自分自身で、ボトルネックの特定ができるようになれば営業マネージャーの手助けを必要とすることなく、自分自身で施策を行って振り返りをしたり、改善行動を繰り返すことができるようになります。このサイクルが生み出せれば、もう連続が達成が見えたと言っても良いでしょう。営業として自らPDCAを回すことができるようになり、連続達成ができるようになります。

実績の算出にかかる時間が減り、顧客折衝の時間を増やすことができる

次に、「営業活動以外の作業時間が減り、顧客折衝の時間を増やすことができる」という点です。

実際に顧客折衝の時間に、会議のための資料準備や達成のための施策、数字の振り返りを行なっている企業や営業チームも意外と多いのではないでしょうか。筆者からすると、ホワイト企業で良いなと思う反面、正直あまりいけている営業チームではないなと感じてしまいます。

そもそも活躍できる営業マンは、顧客折衝の時間が他の営業マンよりも多いです。そのために残業を行ったり、残業を減らすためにダッシュボードやレポートを活用して、すぐに実績の算出ができるようにしているかです。セールスフォースを使いこなすことで、営業のコア業務へと時間を割いていきましょう。

自分だけではなく、チームのボトルネックも特定できる

最後に、自分だけではなくチームのボトルネックも特定することができるようになります。

自分自身の実績数字やボトルネックがダッシュボードやレポートを駆使してできるようになった暁には、それを他の人やチームと言ったより大きな単位でも同じ視点で分析を行うことができるようになります。それによって、自分自身がマネージャーに昇格したり、次のマネジメントのキャリアに向けた訓練としても良い経験になるでしょう。